投稿者 global-ai-media 
米国バージニア州リッチモンド市で、現地紙が市幹部のChatGPT利用履歴（セッションログ）の開示を請求するという事例が発生しました。この事実は、生成AIとのやり取りがもはや「個人のメモ」ではなく「組織の公文書・業務記録」として扱われる現実を突きつけています。このニュースを起点に、日本の組織が整備すべきAIガバナンスと、実務におけるリスク管理のあり方について解説します。
プロンプトは「業務記録」であるという認識
米国リッチモンド・タイムズ・ディスパッチ紙が報じたところによると、同紙はリッチモンド市役所の幹部職員が業務中にどのようなChatGPTセッションを行っていたか、情報公開請求を行いました。記事の焦点は「誰が使っていて、誰が使っていないか」という利用実態の可視化にありますが、企業・組織のガバナンス担当者や経営層が注目すべきは、そこではありません。
最も重要な示唆は、「AIへの入力（プロンプト）と出力は、電子メールやチャットログと同様に、監査や開示の対象となる業務記録である」という点が、社会的に認識され始めていることです。
日本企業においても、業務チャット（SlackやTeams）のログが監査対象となるのと同様に、生成AIの利用ログもまた、コンプライアンス違反の有無や、意思決定プロセスの透明性を担保するための重要資料となり得ます。「とりあえず便利だから使ってみよう」というフェーズから、「説明責任を果たせる状態で使う」フェーズへと移行する必要性を示しています。
シャドーAIのリスクと管理された環境の重要性
この事例から浮かび上がるもう一つの課題は、「シャドーAI（Shadow AI）」の問題です。もし職員や従業員が、組織の管理下にない個人のアカウントで生成AIを利用していた場合、組織側はそのログを把握することも、今回のような開示請求に応じることもできません。
日本企業においても、現場の判断で無料版のChatGPTなどを業務利用しているケースが散見されます。しかし、これは情報漏洩リスク（入力データが学習に利用されるリスク）だけでなく、「業務プロセスのブラックボックス化」という観点でも大きな問題です。
組織としてAI活用を推進するのであれば、Azure OpenAI Serviceなどのエンタープライズ版や、ログ管理機能を持つ法人プランを契約し、従業員に提供することが大前提となります。これはセキュリティ対策であると同時に、従業員を守るための措置でもあります。
日本の商習慣とAI活用の着地点
日本では、横須賀市をはじめとする自治体が早期からChatGPT活用に踏み切り、業務効率化の実証実験を行ってきました。一方で、多くの民間企業では「リスクが不透明」として導入に慎重な姿勢も見られます。
しかし、リスクを恐れて「全面禁止」にすることは、グローバルな競争力を失うことと同義です。重要なのは、日本特有の「稟議」や「合意形成」の文化に、AIをどう組み込むかです。
例えば、AIが作成した文章やコードをそのまま最終成果物とするのではなく、必ず人間がレビューし、そのレビュー履歴を残すプロセス（Human-in-the-loop）を業務フローに明記すること。これにより、AIのハルシネーション（もっともらしい嘘）による事故を防ぎつつ、責任の所在を明確にすることができます。
日本企業のAI活用への示唆
今回の米国の事例を踏まえ、日本の経営層および実務リーダーは以下の3点を意識してAI戦略を策定・見直すべきです。
- ログの集中管理と監査体制の整備：
AI利用を個人任せにせず、組織が管理するテナント・アカウント経由での利用を徹底してください。API経由でログを自社サーバーに保存するか、エンタープライズ版の監査ログ機能を有効化し、有事の際に追跡可能な状態を作ることが「守りのDX」の第一歩です。 - 「入力データ」のガイドライン策定：
個人情報や機密情報の入力を禁止するフィルタリング機能の実装や、入力可能なデータの種別を明確化したガイドラインの周知が必要です。特に日本では個人情報保護法の観点から、顧客データの取り扱いには細心の注意が求められます。 - AI利用の透明性確保：
「この資料作成にはAIを補助的に利用した」という事実を、社内や顧客に対してどこまで開示するか、ポリシーを定める時期に来ています。AI利用を隠すのではなく、ツールとして適切に使いこなしていることを評価する組織文化の醸成が、現場の萎縮を防ぎ、健全な活用を促進します。